Markets-Web.ru

Что делать маркетологу, если участие в выставке предусмотрено планом маркетинга? Как подготовиться к ней, чтобы получить наибольшую пользу для компании?

Автору приходилось участвовать в выставках в качестве руководителя отдела маркетинга, а также помогать готовиться к ним в качестве консультанта. Общее число выставок, в которых он принимал участие, приближается к двум десяткам. С одной стороны, опыт достаточно большой. А с другой стороны, участие в выставках еще не превратилось для него в рутину. Поэтому каждая из них - яркое событие, после которого чувствуется удовлетворение от хорошо выполненной работы. Рассказать обо всех нюансах подготовки к выставке в рамках одной главы, конечно же, невозможно, поэтому мы хотели бы обозначить подход, который поможет вам понять ваши задачи.

Сама подготовка к выставке напоминает цикл маркетингового планирования. Прежде чем принимать решение об участии или планировать задачи, которые необходимо будет решить, нужно получить информацию. Как минимум следует знать число участников и посетителей, кто из конкурентов и партнеров там будет, какие каналы коммуникаций можно использовать, какова стоимость аренды и сопутствующих услуг, какие события (вроде конкурсов по продукции) приурочены к выставке и т. д.

Поставьте цели участия и не забудьте, что по итогам выставки необходимо сделать отчет с анализом этих целей и их достижения. Далее необходимо составить список задач, которые должны быть решены в ходе выставки и при подготовке к ней. Как правило, он достаточно широк и зависит от маркетинговой политики компании.

Прежде всего стоит выделить блок коммуникационных задач, которые направлены на работу с клиентами - существующими и потенциальными.

Отметим и задачи, которые охватывают направление PR-деятельности компании: встречи с журналистами, предоставление сведений о компании и ее продукции представителям СМИ во время выставки, конкурсы и общение непосредственно с конечными потребителями. Эти задачи можно решать, используя различные инструменты, начиная от пресс-релизов и заканчивая участием в специальных информационных выпусках СМИ, посвященных выставке.

Наконец, задачи информационного блока, то есть по сбору информации. Они абсолютно необходимы для эффективного участия в выставке.

Упомянем и о необходимости решения задач подготовительного этапа в части работы с партнерами. Например, привлечение на выставку своих постоянных партнеров, предварительное информирование потенциальных клиентов, подготовка соответствующих материалов.

Обязательно определитесь с ресурсами, которые вы сможете использовать в ходе подготовки и участия в выставке. Это не только деньги, хотя большая часть вопросов и решается с их помощью. К ресурсам относится площадь на складе или в офисе, на которой вы расположите необходимые для отправки на выставку материалы, оборудование и многое другое. Состав команды должен быть оговорен заранее, и следует предусмотреть варианты замены на случай форс-мажора.

Со всеми руководителями отделов должны быть согласованы даты и время, на которое вы получаете право использовать предоставленных людей и технику. Будет лучше, если распоряжение руководителя будет подкреплено приказом по компании.

В результате у вас должен появиться график, на котором будут отмечены все работы, которые нужно выполнить, с их начальными и конечными датами. Можете выбрать наиболее удобные вам инструменты планирования. Подойдет и список необходимых дел, записанный в ежедневнике, и файл проекта в MS Project - все зависит от масштабов участия и вашего опыта. Главное не форма, а выполнение намеченного. Кроме того, всегда лучше иметь план действий на случай непредвиденных обстоятельств.

Обязательно согласуйте ваш операционный план с графиком платежей. Календарь планируемых платежей, представленный к утверждению руководителю, на начальном этапе подготовки позволяет вовремя внести коррективы при проблемах с утверждением бюджета. Да и в последующем это будет тот документ, на основании которого можно требовать выделения средств. В случае сокращения бюджета в процессе реализации принятых планов подготовки, что, надо признаться, бывает достаточно часто, можно говорить и об изменении целей и задач. Согласитесь, ведь глупо требовать того же результата, если бюджет подготовки к выставке сокращается.