Markets-Web.ru

• время и место проведения выставки (ярмарки);

• авторитет выставки на целевом рынке организации;

• численный и качественный состав участников и посетителей;

• уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

• возможность предоставления выставочных площадей и услуг (для этого необходимо за несколько месяцев подать заявку на участие). Заявка должна быть подписана лицом, уполномоченным вести расчеты по мероприятию. В заявке должны быть указаны: название организации, тема и примерная программа мероприятия, дата и место его проведения, количество участников, количество дней работы, объем услуг.

После принятия решения об участии в выставке организация информирует оргкомитет выставки (ярмарки) о своем участии. Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. После получения заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества мест при условии оплаты.

Также необходимо перечислить на расчетный счет ведомства, под эгидой которого предполагается проведение выставки, денежные средства на покрытие своей части расходов, связанных с организационными работами. Оплата участия должна быть произведена в течение 5—10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Параллельно с этим решаются вопросы:

1) определение концепции и объема участия организации в работе выставки (ярмарки);

2) отбор и подготовка персонала для работы на выставке;

3) разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

4) определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов;

5) установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги;

6) страхование экспонатов и сотрудников.

Следующий этап по подготовке к участию в выставке включает в себя разработку тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

• разработку стендов организации с учетом выделенных площадей;

• распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Далее разрабатывается окончательная смета участия организации в выставке. Во время работы выставки надо проявлять максимум усилий по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией через активное интегрирование компонентов корпоративного паблик рилейшнз и рекламной работы.

После закрытия выставки, демонтажа ее экспозиций организацией должны быть обязательно подведены итоги участия в выставке.

Подведение итогов может проходить по следующим пунктам:

1) анализ достижение целей участия;

2) изучение объективных показателей: количество посетителей, участников, объем заключенных контрактов, налаживание новых каналов распределения и т.д.;

3) анализ эффективности расходования средств на участие организации в выставке.